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    Velvert · Fiche de conduite d'événement
    Velvert · Document interne

    Fiche de conduite d'événement

    À remplir la veille, puis complétée sur place jusqu'à la fermeture.

    Avancement 0 / 0 points validés
    01

    La veille — je confirme que je suis prête

    J-1 · à envoyer avant 20h
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    Cette section n'est pas une liste de tâches : c'est la confirmation que rien ne manque pour demain. Si un point reste sans réponse, il faut le demander ce soir — pas le matin même.

    En forme et disponible. En cas d'empêchement, prévenir immédiatement — pas le jour J.
    Heure d'arrivée sur place, début, fin prévue, et jusqu'à quand je reste.
    Apéritif, entrée en salle, discours, repas, animations, gâteau, soirée. C'est ce qui permet d'anticiper au lieu de subir.
    Un mariage, une soirée d'entreprise et un anniversaire ne se conduisent pas de la même façon.
    Formule, boissons, décoration, animations, options. Savoir ce qui est inclus évite de promettre ce qui ne l'est pas.
    Traiteur, DJ, photographe, décoration, animation — et leurs heures d'arrivée.
    Le traiteur assure-t-il le service en entier, ou dois-je intervenir ? C'est le point qui crée le plus de flottement le jour J. À clarifier ce soir.
    Allergies, régimes, enfants, personnes à mobilité réduite, moment sensible à respecter.
    02

    Prestataires attendus

    Cocher ceux présents · noter l'heure d'arrivée
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    03

    À l'arrivée

    Environ 1 heure avant les invités
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    Faire le tour des trois espaces dès l'arrivée. Aérer largement si nécessaire, puis refermer et laisser le chauffage ou la clim rattraper. C'est la première impression, et elle ne se rattrape pas.
    Viser 20–21 °C. Une salle se réchauffe vite une fois pleine : mieux vaut arriver légèrement en dessous que devoir refroidir en plein repas.
    Propreté, papier en réserve visible, savon, essuie-mains, poubelle vide, éclairage, chasses d'eau. C'est le détail dont les invités parlent le lendemain.
    Compter large sur l'eau et le pétillant : ce sont les deux ruptures les plus fréquentes.
    Tables, chaises, vaisselle, verres, nappage, décoration. Se placer au fond de la salle et regarder l'ensemble : les défauts se voient de loin.
    Sorties de secours dégagées, extincteurs accessibles et non masqués par la décoration, éclairage de secours fonctionnel.
    Cuisine, bar et toilettes. Personne ne veut gérer ça en plein service.
    S'il n'y a pas de DJ, c'est à moi de le faire. La salle doit être vivante avant le premier invité — jamais silencieuse et en plein éclairage.
    Déroulé, horaires clés, allergies, qui fait quoi, et qui décide en cas d'imprévu.
    04

    Pendant l'événement

    Rondes régulières · toutes les 1 à 2 heures
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    Papier, propreté, sol sec, poubelle. Discrètement, entre deux services.
    Avec la fraîcheur des murs, le sol du bas s'humidifie et devient glissant. Le vérifier à chaque ronde et passer un coup de serpillière dès que nécessaire — surtout avant que la piste de danse ne se remplisse.
    Une salle pleine gagne 3 à 4 degrés. Baisser avant que quelqu'un ne le demande.
    Pain, boissons, verres vides, assiettes à débarrasser, demandes particulières. Passer régulièrement plutôt qu'attendre qu'on appelle : c'est ce qui fait la différence entre un service correct et un service remarqué.
    Anticiper avant la rupture, pas pendant.
    ⏱ Bascule sonore à 22h00

    Au-delà de cette heure, le bruit porte dans tout le village et une seule plainte peut compromettre les événements suivants. Ce point n'est pas négociable, quelle que soit l'ambiance du moment.

    Un quart d'heure d'avance évite de couper un moment fort. Le DJ enchaîne naturellement vers l'intérieur.
    La porte arrière est le point le plus sensible : c'est par là que le son s'échappe vers les habitations. Elle doit rester fermée jusqu'à la fin, sans exception.
    Plus personne à l'arrière après 22h. Le prévenir en amont, en même temps que l'annonce au DJ : un groupe qui discute dehors s'entend autant que la musique.
    Sortir devant et écouter. C'est ce qu'entend le voisinage, pas ce qu'indique la console.
    Le bruit de fin de soirée sur le parking porte autant que la musique. Rester présent jusqu'au dernier départ.
    05

    Après l'événement

    Fermeture du lieu
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    Un mot simple et sincère, en personne. C'est le dernier souvenir qu'il gardera du lieu — et souvent ce qui déclenche l'avis Google et la recommandation.
    Suivre les consignes laissées par le chef. Vérifier que les portes des chambres froides sont bien refermées.
    Un oubli sur un week-end représente plusieurs centaines d'euros.
    Verrière, cave, bar et terrasse, plus les toilettes. Chercher les objets oubliés, les dégâts, ce qui traîne. Photographier toute casse le soir même, avec la date : constatée trois jours plus tard, elle ne se facture plus.
    Compter le matériel loué le soir même : les manques se négocient mal après restitution.
    Toutes les pièces, y compris les toilettes, la cuisine et l'extérieur.
    Dernier tour avant de partir. Ne jamais quitter le lieu sans avoir revérifié la porte arrière.

    Clôture de la fiche

    Renseigner l'heure réelle de fin, signer, puis envoyer le récapitulatif avant de fermer la page.

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